Databewerking

Een goed databestand, met namen en adressen van klanten of van nieuwe opdrachtgevers, is een waardevol bezit. Het is namelijk het startpunt voor alle 1 op 1 communicatie zoals bijvoorbeeld, een direct mail campagne, een e-mailcampagne of een complete CrossMedia campagne. Ook de diverse vormen van variabel data printen (VDP), het segmenteren naar diverse doelgroepen, en tekst- en beeldpersonalisaties, zijn afhankelijk van de kwaliteit van het mailbestand. We weten steeds meer over onze klanten, laten we die kennis dan ook gebruiken om de juiste boodschap, via het juiste kanaal, met de juiste gegevens op het juiste moment te communiceren. Bewerken van adres- en databestanden is meestal geen doel op zich, maar is nodig om de bijbehorende mailing zo optimaal mogelijk naar de ontvangers te kunnen verzenden:

·       Dat begint bij een correcte adressering.

·       Gaat verder via foutloos weergeven van namen, adressen en andere gegevens.

·       En eindigt bij het zo persoonlijk mogelijk aanspreken van de doelgroep, in tekst en beeld.

Bruka heeft ruime expertise met databewerking

Uw databestand is nog niet optimaal? Dan heeft Bruka de kennis en de middelen om daar verbeteringen in aan te brengen. Jarenlange ervaring met mailacties heeft bij Bruka Service BV geleid tot de ontwikkeling van een eigen softwarepakket voor de bewerking van databestanden: Bruka’s DM Tool. Bruka’s DM Tool maakt het mogelijk om allerlei bewerkingen op data- en adresbestanden uit te voeren.  Enkele belangrijke voorbeelden:

·       import en export van alle gangbare dataformaten

·       verwijderen dubbele gegevens

·       converteren hoofd- en kleine letters

·       conditioneel zoeken en vervangen

·       samenvoegen, verrijken, sorteren en vergelijken

·       verwijderen of afsplitsen buitenlandse adressen

·       toevoegen KIX-code

·       combineren data en tekst, mailmerge

Diverse bewerkingen op adresbestanden verhogen de kwaliteit van de individuele adressen en daarmee de kans op respons. Goede segmentatiecriteria zorgen voor een steeds betere afstemming van het aanbod op de doelgroep. Adressen met een lage responsverwachting vergroten de oplage onnodig en kunnen beter verwijderd worden. De kwaliteit neemt toe, de oplage wordt kleiner. Een financieel zeer aantrekkelijke optie. Bruka denkt graag met u mee. Omdat we weten hoe waardevol de gegevens in uw bestanden zijn, gaan we daar zeer zorgvuldig mee om. Indien gewenst worden geconstateerde problemen eerst aan u teruggemeld, en na afloop kunnen we de gecorrigeerde bestanden ook terugleveren, voor een volgende succesvolle mailactie.

Updaten van databestanden: Crossmediaal

Op basis van algemene criteria (Is de schrijfwijze met hoofd/kleine letters van een naam correct? Staat er overal een straat en een huisnummer? …) kan Bruka de kwaliteit van uw databestand verhogen. Maar of de voorletters van mevrouw Jansen nu ‘A. B. C.’ zijn of alleen ‘A.’, en is het trouwens ‘Jansen’ of ‘Janssen’, dat is informatie die wij van u moeten krijgen. En uiteindelijk moet u die gegevens weer van mevrouw Jansen krijgen. Opschoning van naam- en adresgegevens op dit niveau kan bijvoorbeeld door bij een mailing een antwoordkaart mee te sturen, waar de mensen hun gegevens op kunnen wijzigen of aanvullen. Een moderne variant is, om dergelijke correcties via E-mail of via een website te laten doorgeven. Uw mailing begint dan al aardig op een CrossMedia campagne te lijken. Het grote voordeel is, dat de gecorrigeerde gegevens dan direct in een databestand worden verzameld, zodat u de kosten van data-entry bespaart (overtypen van de antwoordkaarten is niet meer nodig). Wij zijn u graag van dienst met de opzet en uitvoering van een CrossMedia campagne voor het opschonen en aanvullen van uw databestanden.

Ontdubbelen van bestanden

Soms staan er dubbele gegevens in een bestand. U wilt natuurlijk niet uw klant irriteren, door hem tweemaal dezelfde informatie te sturen. Tevens wilt u de onnodige extra kosten besparen (denk bijvoorbeeld aan drukwerk, portokosten en imagoschade). Hoe complexer uw databestand, hoe lastiger het voor u kan zijn om deze dubbele gegevens eruit te filteren, aangezien dit op diverse niveaus kan voorkomen. Ook hier kunnen wij u eenvoudig mee van dienst zijn, dankzij ons eigen Bruka’s DM-Tool.

Postfilter

Om pijnlijke situaties te voorkomen, kunnen wij uw bestand langs het overlijdensregister halen. Ook zijn er mensen die zich hebben geregistreerd voor het ‘mail-me-niet’ register, op uw verzoek zullen wij ook deze mensen uit uw databestand filteren.